PD-Notizen zum Gruppengebrauch

Es gibt inzwischen zahlreiche leistungsfähige Werkzeuge um seine PD-Notizen zu pflegen. Kollaboration ist da jedoch nicht bedacht. Braucht man das? Da die Gebietsbearbeitung in Prediftdienstgruppen gewünscht und von Vorteil ist, definitiv. Was für sich allein schon oft in Zettelchaos oder losgelösten Notizfragmenten und mit Informationsverlust und vergessenen RBs endet, wird nicht einfacher, wenn man sich in einem Gebiet mehrfach und in verschiedenen Konstellationen bearbeitet (Teile der Gruppe oder Nacharbeit zu anderen Zeiten durch einzelne).

Kollaboration heißt in dem Fall: Es muss möglich sein NHs zu verteilen und die Ergebnisse wieder zusammenführen. Ferner muss spontan und von verschiedenen Personen auf den aktuellen Stand zugegriffen werden können.

Für unsere Gruppe habe ich das mit Hilfe einer einfachen Google-Tabelle realisiert. Hier lässt sie sich ansehen und über Datei > Kopie erstellen auch mit dem eigenen Account verwenden.

Eingabe

Adress-Teil

Links werden alle Wohneinheiten des Gebiets eingetragen. Das erfordert mindestens Straße und Hausnummer, und zwar in jeder Zeile (sieht blöd aus, ist aber später fürs Filtern erforderlich). Hinzu können noch Namen oder sonstige Beschreibungen kommen, sofern erforderlich.

Ganz vorne muss, wenn alle Wohneinheiten eingetragen sind, eine Nummerierungsspalte gepflegt werden (einfach Werte über alle Spalten ‘runterziehen’), damit jede Zeile einen eindeutigen Schlüssel bekommt.

Bearbeitungs-Teil

Die ‘Status’-Spalte zeigt auf einen Blick, was der Stand für eine Adresse ist. NH - nicht angetroffen / nicht geklingelt, KI - keine Interesse oder anderweitig erledigt, RB - jemand hat einen Rückbesuch eingerichtet. Diese Spalte generiert sich aus den folgenden und zeigt im Ausgangspunkt ‘NH’

V1 … V4 repräsentieren die Versuche an einer Tür jemanden zu erreichen. Die Zellen werden mit einem Kürzel befüllt, dass Wochentag und Tageszeit anzeigt (z.B. SaV - Samstag Vormittag, MoA - Montag Abend, MiM - Mittwochmorgen, SoN - Sonntag Nachmittag). Das schafft einen guten Eindruck davon, ob es gelungen ist an verschiedenen Zeiten zu klingeln und wie oft dies schon erfolgt ist. Auch kann man erkennen, welche Teile des Gebiets priorisiert werden sollten, weil sie weniger bearbeitet wurden. Auch bei dem Versuch, wo man letztlich jemanden erreicht, kann das in diesen Zellen noch eingetragen werden.

‘Aktion’ ermöglicht noch den Stand einer Einladungs- oder Traktat-Aktion zu erfassen, was ja bisweilen etwas losgelöst von der regulären Bearbeitung vonstatten geht. Mann kann z.B. vermerken, ob eine Gedächtnismahleinladung in den Briefkasten geworfen (mi17 BK) oder persönlich überreicht wurde (mi17 pers). Die Inhalte dieser Zelle haben keinen Einfluss auf den Status.

‘KI’ ist selbsterklärend. Egal was dort rein geschrieben wird - in diesem Moment springt der Status auf ‘KI’. Das kann in einfachsten Fall ein ‘x’ sein, aber auch ein “ub’ für unbewohnt (damit die Adresse aus den NHs verschwindet.

RB-Teil

Im erfreulicheren Fall ergibt sich ein Rückbesuch. Auch wenn es für die NH-Listen unerheblich ist, ob der Status KI oder RB ist, ist es doch brauchbar zumindest deren Existenz in der Gesamtliste erkennen zu können. Zum einen kann man die Gruppenmitglieder im Gebiet daran erinnern oder gezielt einteilen diese RBs zu unternehmen. Zum anderen kann man vor der Rückgabe klären, ob RBs darüber hinaus bestehen und z.B. in der Karte vermerkt werden sollten.

Ein Eintrag besteht aus dem Namen des Besuchenden (oder beider Verkündiger) in der Spalte ‘RB wer?’ und dem Datum des ersten oder jüngsten Besuchs in der Spalte ‘Datum Ltz. Besuch’. Wenn ein Name eingetragen wird, springt der Status auf ‘RB’.

Die Spalte ‘Notiz’ ist nicht dafür gedacht die zu einem Rückbesuch gehörigen Notizen dauerhaft zu verwalten. Eine derartige Sammlung und Verfügbarmachen von persönlichen Angaben für Dritte (und sei es nur der Gruppenaufseher) ist zu unterlassen.

Dennoch, so zeigt die Praxis, landen, gerade wenn die erste Bearbeitung in einem Gebiet noch auf Zetteln erfasst wird, fälschlicherweise immer wieder RB-Notizen darauf. Beim Übertragen kann man sie daher übernehmen, dann gesammelt an die jeweiligen Verkündiger übergeben und wieder löschen.

Wenn die Vorlage im persönlichen Gebiet verwendet wird, steht es natürlich frei die RB-Notizen in der Tabelle zu belassen.

Weitere Reiter

Alle Eingaben erfolgen in dem bis hier beschriebenen Reiter ‘Eingabe’. Nur hier finden sich alle Adressen. Wenn man alleine im Gebiet arbeitet, können alle Angaben hier erfolgen.

In der Praxis ist für die weitere Bearbeitung natürlich die Liste der NHs am interessantesten. Diese ist automatisch im Reiter NHs zu finden. Für alle Adressen mit dem Status NH werden hier die 3 Adress-Spalten angezeigt.

NHs

Von hier kann die Liste ganz oder teilweise ausgedruckt oder kopiert und verteilt werden - auf Papier oder digital. Wenn man die Liste am Mobilgerät kopiert und z.B. in einem Messenger einfügt, erscheint dort als Text einfach die Liste der NH-Adressen. Siehe auch Verwendung weiter unten.

Die weitern Spalten dienen dazu den Stand zu verfolgen. Denn einmal verteilt müssen die Ergebnisse natürlich wieder in die Tabelle zurück. Außerdem könnte man leicht die Überblick verlieren, was man denn schon kopiert / verteilt hat, und was noch nicht, denn schließlich gibt man physisch nichts aus der Hand.

Unter ‘Heute vergeben?’ trägt man den Namen des Verkündigers ein, der den Teil (z.B. eine Straße) an diesem Tag zugewiesen bekommen hat. Wenn die Information zurückgegeben wurde, kann das in ‘Zurück?’ vermerkt werden. Das Ergebnis kann in der entsprechenden Spalte vermerkt werden, bevor man es dann wieder nach ‘Eingabe’ überführt.

RBs

Im Reiter ‘RBs’ finden sich die gesammelten Rückbesuche. Das kann vor allem dazu dienen, vielleicht schon im Gebiet befindlich, an Rückbesuche zu erinnern oder fälschlich aufgelaufene Notizen an die betreffenden verteilen.

Im oberen Teil können Nummer und Ort eingetragen werden. Ferner werden dort verbleibende NHs und der entsprechende Bearbeitungsgrad in Prozent angezeigt.

Verwendung

1. Anlegen aller Adressen.

Im Ergebnis hat man sauber & ordentlich alle Notizen parat und dank Cloud immer dabei. Ferner ist man für die Pflege nicht auf ein Mobilgerät angewiesen, sondern kann das komfortabel am PC erledigen.

2. Bearbeitung

Auf diese Weise kann ruhig und organisiert die Bearbeitung vorangebracht werden, ohne choatische Zettel mit verschiedenen persönlichen Notizstilen, ohne verlorene Blätter, ohne vergessene Adressen oder doppelte Bearbeitungen, ohne Festlegung auf eine bestimmte App und mit guter Übersicht über den Fortschritt.

3. Zusammenarbeit

Veröffentlicht unter: jwtech

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